Știm cu toții că la locul de muncă pot apărea destule probleme. Lucrurile acestea se întâmplă demult, iar fenomenul a avut de-a lungul timpului mai multe denumiri.

În 1976, Brodsky a folosit termenul de hărțuire, în 1987 Thylefort pe cel de țap ispășitor, iar în 1990, Leymann i-a dat denumirea de mobbing, fiind primul cercetător care a punctat în literatura de specialitate faptul că persoanele agresate la locul de muncă au o poziție ce nu le permite să se apere. Un an mai târziu, Wilson vorbește despre trauma la locul de muncă și doi ani mai târziu, în 1993 Olweus folosește pentru prima oară termenul de bullying, care definește o serie de comportamente negative repetate ce cauzează disconfort unei persoane asupra căreia se răsfrâng comportamentele respective.

În România, studiile despre incidența bullying-ului de la locul de muncă sunt puține, însă majoritatea angajaților cunoaște fenomenul, ori pentru că a fost victima directă a bullying-ului ori pentru că au fost martorii acestui fenomen. Orice denumire i-am da, acesta se manifestă sub diverse forme și una dintre ele este asumarea meritelor tale de către un coleg.

Poate părea inofensivă, însă este o formă de agresiune și este firesc să nu fii de acord cu acest lucru. Dar ce faci atunci când ți se întâmplă ca un coleg să se laude cu ideea ta sau să își asume meritele pentru munca depusă de tine?

În primul rând vreau să știi că este foarte normal să te deranjeze și este natural să vrei să faci ceva în sensul acesta. Persoane pe care le-am întrebat ce ar face într-o situație de genul acesta mi-au dat următoarele răspunsuri:

• „M-aș enerva și l-aș confrunta!”
• „Chiar am pățit asta. M-am dus peste el în birou și ne-am certat, normal!”
• „Nu am făcut nimic, l-am lăsat în pace, nu vreau să mă cert.”
• „Nu vreau să fiu considerat pârâciosul biroului.”
• „Ce-aș mai putea face, faptul a fost consumat. ”
• „O să mă răzbun cu prima ocazie!”

În cazul în care te regăsești și tu într-una dintre situațiile de mai sus, aș vrea să îți dau câteva idei despre cum ai putea gestiona mai bine pentru tine o astfel de situație.

Fii sigur

Dacă un coleg și-a asumat creditele pentru munca prestată de tine, poți încerca să ai o discuție directă cu el, pentru a-i spune lucrul acesta și a-l ruga ca pe viitor să nu se mai repete. Însă, înainte de a face acuzații, asigură-te că lucrurile au stat chiar așa. Nu îți spun să te transformi în acest Sherlock Holmes al locului tău de muncă, însă e de preferat să fii sigur de desfășurarea acțiunii înainte să faci acuzații.

 Fii asertiv

Ca în orice situație ce poate deveni conflictuală, asertivitatea este cheia. Nu îți folosește nici să fii pasiv, lăsând lucrurile așa, dar nici agresiv, transformând situația într-o ceartă sau încercând să faci și tu rău la rândul tău.

Să fii asertiv însemnă să folosești un stil de comunicare prin care exprimi ceea ce simți și gândești într-o manieră deschisă, fără a-ți leza într-un fel sau altul interlocutorul. Discuți problema și îți susții punctul de vedere, pe un ton calm, dar hotărât.

Fii deschis

 Informează-ți superiorul sau managerul în legătură cu ideile pe care le ai și spune-i perspectiva ta asupra muncii pe care o desfășori. Totodată, dacă nu reușești să te înțelegi cu acel coleg care și-a asumat munca ta, spune-i managerului despre ce s-a întâmplat. Nu înseamnă că pârăști, ci mergi să te sfătuiești cu managerul tău despre cum ar fi mai bine să gestionezi situația, pentru că este și dreptul lui să știe ce se întâmplă în echipa pe care o conduce.

Fii prezent

 Cea mai sigură metodă prin care nu își poate asuma altcineva creditele muncii tale este să participi la ședințe și la activitățile de la muncă. Mai ales în cadrul ședințelor, ai ocazia perfectă să-ți faci cunoscute ideile și rezultatele, atât în fața managerului, dar și în fața colegilor tăi care îți vor fi martori.

Fii un exemplu

 Poate situația să stea exact invers și să fii tu cel apreciat pentru munca altui coleg. Aceasta este ocazia perfectă să dai un exemplu de comportament pozitiv și să fii sincer, spunând care este situația reală și felicitându-l pe colegul a cărui muncă era de apreciat.

Și încă ceva important, nu răspunde cu aceeași monedă! Nu-ți va folosi la nimic, te vei încărca de și mai multe emoții negative, iar problema nu se va fi rezolvat.

Fii realist

 Poate ai încercat toate metodele de a avea o colaborare bună atât cu șeful tău, cât și cu acel coleg care te tot sabotează, însă nu ai reușit să primești înțelegere și suport din nicio parte. Acesta poate este un moment bun să te gândești dacă nu cumva ideile tale ar fi mai apreciate în altă parte.

Surse:

Maidaniuc-Chirilă, T. (2020). A review of individual coping strategies in case of workplace bullying exposure. International Journal of Education and Psychology in the Community IJEPC 10 (1 & 2), 32-47

http://opus.uleth.ca/bitstream/handle/10133/5833/LAMICHHANE_ASHMITA_MSC_2021.pdf?sequence=3&isAllowed=y

Așa cum știm cu toții, comunicarea este un factor cheie pentru o companie sănătoasă și pentru o cultură organizațională puternică, bazată pe transparență, încredere și sănătate emoțională a angajaților. O comunicare eficientă atât pe verticală, între diferite niveluri ierarhice, cât și pe orizontală, la același nivel, între linii de business și între departamente diferite, are o mulțime de avantaje, ușor de identificat.

Totuși, nu orice tip de comunicare este eficientă și are efectul dorit, așa cum putem să intuim deja. Este important cum și când se transmite mesajul, cum este ambalat, care sunt părțile componente, care este frecvența, cu ce consecvență și așa mai departe. Dar poate cel mai important este ca așa numita comunicare asertivă să fie respectată, permisă și încurajată. Această comunicarea stă la baza relațiilor sănătoase în general, deci se aplică cu siguranță și în cadrul corporațiilor, la locul de muncă.

Haideți să vedem ce presupune o comunicare asertivă și de ce uneori este atât de dificil să fie aplicată. Pentru a înțelege mai bine, este necesar să facem diferența între comunicarea asertivă, pasivă și cea agresivă.

• Comunicarea pasivă are la bază evitarea conflictului și ține seama mai degrabă de nevoia celuilalt, în defavoarea nevoilor proprii. Persoanele care comunică în acest fel au dificultăți în a refuza, în a spune ‘nu’ și deseori pun nevoile proprii pe ultimul loc. Aceștia sunt, de obicei, cei care își cer scuze excesiv și de care lumea profită în general.

Astfel, mesajul transmis de aceștia este că opiniile lor nu sunt importante sau că nu au nimic de spus. Așa cum ați intuit deja, acest tip de comunicare, deși pare rezonabil și pacifist, poate totuși să genereze o mulțime de probleme. Printre ele se numără și: acumularea de frustrare, comunicarea ineficientă, erorile determinate de stres, încărcare cu task-uri nepotrivite etc.

Putem să exemplificăm aici angajații care nu își spun punctul de vedere, care nu refuză atribuțiile excesive, care stau peste program nejustificat și în mod frecvent, care evită conflictele de orice fel și nu își cer nicodată drepturile.

• Comunicarea agresivă se bazează pe încrederea excesivă în puterea proprie, pe impunere mai degrabă decât pe consultare, pe centrare pe nevoile proprii fără interes pentru sentimentele, drepturile și nevoile celorlalți.

Aceste persoane folosesc critica, intimidarea și chiar umilința pentru a domina. În general, profilul acesta se potrivește managerilor extrem de exigenți, abuzatori și fără interes față de starea de bine a subalternilor. Evident această atitudine vine la pachet cu o mulțime de dezavantaje care se reflectă implicit și în sănătatea companiei: stres și anxietate în rândul angajaților, creativitate redusă în cadrul activităților și proceselor, burnout și supraîncărcare, termene depășite, productivitate redusă.

• Comunicarea asertivă poate fi privită ca o balanță între cele două menționate mai sus. Aceasta ține cont atât de nevoile proprii, dar și de cererile celorlați. Persoanele asertive își comunică opiniile ferm, fără să se scuze, dar o fac cu respect și empatie pentru ceilalți, permițându-le acestora să își expună la rândul lor părerile. Avem aici angajații care prețuiesc opiniile diverse, nu pun presiune inutilă, care oferă feedback în loc să critice, care setează limite sănătoase de relaționare.

În compania voastră ce fel de comunicare este încurajată? Care credeți că sunt avantajele acestui tip de comunicare? Dacă nu sunteți încă convinși, haideți să vedem câteva dintre beneficiile, dar și provocările comunicării asertive, care se vor reflecta cu siguranță direct în sănătatea companiei voastre:

• Angajații devin mai încrezători în forțele proprii, au stima de sine ridicată, înțeleg mai bine ce au de făcut și vor oferi mai mult companiei, aducând în acest fel un plus de valoare;
• Compania va avea manageri de succes, care vor trata subalternii cu respect și corectitudine și vor primi în schimb același răspuns. Ei vor fi priviți ca lideri, nu doar ca simpli manageri și vor crea echipe unite, eficiente, valoroase pentru orice companie;
• Vor fi găsite soluții de succes de tipul win-win. Angajații asertivi vor fi deschisi la negociere, la a înțelege punctul de vedere diferit al celuilat, la a valorifica avantajul părerilor diferite, care se pot uni pentru a genera cel mai bun rezultat;
• Angajații vor fi orientați spre găsirea de opțiuni și rezolvarea de conflicte. Ei se vor simți puternici, îndreptățiți și încurajați să rezolve problemele care apar și să discute conflictele de orice fel. Se știe că disputele nerezolvate într-un mod corect și transparent generează pierderi și afectează orice companie, la orice nivel, de imagine, financiar, operațional, legal;
• Managerii pot să delege task-urile potrivite către persoanele potrivite și concomitent pot să susțină oamenii din echipa proprie să se dezvolte și să își îmbunătățească aptitudinile. În felul acesta fiecare funcționează la nivel optim;
• Atunci când informația circulă inteligent în cadrul companiei, angajații se simt ascultați și luați în considerare de către managerii lor, simt că pot să contribuie și se pot conecta mai ușor la cultura oraganizațională. Compania devine în acest fel mai puternică;
• O comunicare eficientă în cadrul companiei, permite crearea de legături autentice între manageri și subalterni, care se consideră practic în aceeași barcă, gândind și acționând în tandem către scopurile comune ale companiei;
• Compania care permite angajaților să își exprime ideile, deschide practic ușile către inovație, către o dezvoltare a creativității, atât de importantă pe o piață în evoluție și permanentă schimbare. Compania devine astfel mai vizibilă și mai competitivă;
• Angajații au o bună sănătate mentală și emoțională, se simt satisfăcuți cu job-urile lor, sunt mai puțin stresați și mai puțin anxiosi sau chiar depresivi. Avantajele sunt evidente aici: motivație ridicată pentru a munci, orientare spre soluții, creativitate crescută, termene respectate, rată de absenteism mică, fluctuație de personal redusă, înțelegere clară a proceselor împreună cu marjă de eroare mică, relaționare bună cu clienții și în final rezultate bune.

Iată acum câteva idei despre cum se poate implementa, cum se poate dezvolta, sau cum poate fi luată în calcul comunicarea asertivă în cadrul proceselor din cadrul companiei voastre, de către echipa de management și de resurse umane:

• Încurajați comunicarea bazată pe feedback onest, fără critică, orientat spre soluții. Feedback-ul trebuie să fie oferit în forma potrivită, care să ajute, nu să descurajeze. Folosiți-vă de evaluările periodice pentru a încuraja rezultatele, dar și pentru a dezvolta și eventual corecta anumite aspecte;
• Fiți transparenți în comunicare, permiteți angajaților să își spună opiniile și ideile, într-un cadru bazat pe respect, care poate fi atât formal, cât și informal. Asigurați-vă că sunt deschise canalele de comunicare, atât pe vertical, cât și pe orizontală în cadrul companiei;
• Creați oportunități de întărire și dezvoltare a legăturilor între membrii echipelor din cadrul companiei. Puteți să luați în calcul întâlniri periodice oficiale, dar și ieșiri în afara spațiului companiei, de tipul team building;
• Faceți sondaje, asigurați traininguri permanente, mulate pe nevoile distincte, obținute prin feedback, ale fiecărui angajat, atât la nivel managerial, cât și la nivel de execuție;
• Respectați drepturile angajaților și încurajați acele acțiuni care generează și susțin echilibrul, stima de sine ridicată și starea de bine a acestora. Nu uitați că angajații sănătoși și motivați reprezintă cea mai importantă resursă pentru companie.

Ne petrecem cea mai mare parte din zi la locul de muncă. În acest context, locul de muncă reprezintă atât o sursă de obținere a satisfacției, cât și o sursă de stres.

Știți care sunt cele mai frecvente situații cu care se confruntă angajații dumneavoastră?

Am discutat cu câteva persoane care lucrează în mediul privat și am aflat următoarele lucruri:

1. De unde vă desfășurați activitatea în prezent?

39% de acasă

36% mix birou și acasă

25% de la birou

2. Care sunt situațiile cu care vă confruntați cel mai des în mediul profesional?

38% oboseală/epuizare

33% incapacitatea de a livra în timp util

29% presiunea exercitată de conducere/colegi

3. Cu ce situații vă confruntați în spațiul personal cel mai frecvent?

40% neînțelegeri cu membrii familiei

22% insomnii

22% consum excesiv de mâncare/alcool

16% somnolență și lipsa chefului de a face orice

4. La ce resurse apelați pentru a face față?

27.8% odihnă mai multă

22.2% suport din partea familiei

16% sport

16% suport din partea cunoscuților

11% altele

7%   ajutor specializat: psiholog, consilier, medic

5. Ați dori să apelați la ajutor specializat?

40% nu mă exprim

33% coach

16% psiholog

11% oricare dintre coach/psiholog

Ce concluzii putem trage din cele de mai sus ?

1. Perioada actuală presupune în mare parte desfășurarea activității de acasă sau parțial de acasă, ceea ce înseamnă că nu mai există clar o delimitare a spațiului privat de cel profesional.

2. În contextul menționat la punctul 1, problemele personale se amestecă și vin peste situațiile percepute stresant la locul de muncă, ceea ce crește presiunea pe angajat.

3. Oboseala/ epuizarea este o realitate cu care angajații se confruntă. Dar de ce intervine oboseala? Are legătură doar cu multe sarcini de rezolvat în mediul profesional? Probabil că nu doar asta.

În contextul actual majoritatea dintre angajații dumneavoastră care lucrează de acasă, trebuie să se organizeze temeinic pentru a putea separa spațiul de lucru de cel privat și pentru a putea avea suficient confort pentru îndeplinirea sarcinilor profesionale.

Pe de altă parte, în contextul actual în care presiunea pe costuri crește în majoritatea companiilor, angajații sunt într-adevăr încărcați cu sarcini de rezolvat din ce în ce mai multe și mai complexe.

4. Există mai multe modalități prin care angajații încearcă să reducă presiunea percepută și să se relaxeze, nu toate însă sunt benefice – mâncat/alcool versus sport. În majoritatea cazurilor există nevoia de a beneficia de suport din partea altcuiva – fie că este cineva din familie, cunoscuți, colegi sau ajutor specializat.

5. Există încă păreri neexprimate în ceea ce privește deschiderea către ajutor specializat, totuși, cea mai mare parte dintre cei cu care am discutat au manifestat deschidere pentru a apela la ajutorul unui coach/psiholog.

Ce puteți face dumneavoastră în calitate de angajator pentru a reduce situațiile stresante percepute de angajați?

• Încurajați exprimarea problemelor de toate felurile întâmpinate de angajați;
• Aplicați survey de satisfacție în rândul angajaților pentru a afla nivelul de motivare, implicare, dar și situațiile percepute pozitiv/negativ;
• Faceți un plan de măsuri pentru creșterea satisfacției și a nivelului de implicare al angajaților la local de muncă;
• Creați un mediu colaborativ, bazat pe încredere și cooperare;
• Apelați la ajutor specializat pentru angajații dumnevoastră dacă situația o cere.

Cu ce poate fi de folos apelarea la ajutor specializat?

Întotdeauna poate fi de folos pentru prevenirea sau tratarea depresiei, anxietății, și a altor simptome psihice care apar și care duc în final la scăderea productivității angajaților dumneavoastră.

Începând de anul trecut, ce era o tendință timidă a devenit brusc o soluție – lucrul de acasă sau telemunca.

O parte din companiile din piață promovau munca de acasă, cu o frecvență redusă – de la o zi pe lună, la câteva zile din săptămână – ca un beneficiu oferit angajaților, care astfel puteau experimenta mai puțin timp pierdut în trafic, mai puține cheltuieli cu masa de prânz, lucrul așezați comod pe propria canapea, etc.

Ce s-a întâmplat însă odată cu perioada COVID-19 este că toate companiile, acolo unde lucrul se putea desfățura de acasă, au trecut la acest mod de operare.

Evoluția tehnologică a făcut posibilă înlocuirea, în unele cazuri definitiv, a muncii de la birou cu lucrul de acasă.

În acest context, o serie de modificări au avut loc în comunicarea interumană. Am trecut de la comunicare zilnică, față în față la comunicarea exclusiv scrisă/telefonică, cel mult video.

Cum credeți că a fost acest lucru resimțit de angajații voștri? Ce provocări se regăsesc în acest mod de lucru și cum vă asigurați că sunt depășite cu succes?

Să ne uităm pe rând la cele de mai sus.

Angajații au resimțit diferit trecerea la lucrul de acasă, în funcție de personalitatea fiecăruia pe de o parte, dar și de natura job-ului pe de altă parte. Departamentul contabilitate, de exemplu, unde discutăm de task-uri standard, repetitive, a trecut mai repede la eficiență odată cu lucrul de acasă.

Departamentul vânzări însă, unde natura job-ului presupune multă interacțiune directă cu clientul, probabil că s-a adaptat mai greu acestei modificări în modul de lucru.

În ceea ce privește tipurile de personalitate, cei extrovertiți au fost afectați primii pentru că s-au confruntat cu lipsa socializării.

În comunicarea interumană au apărut, cu ocazia trecerii la lucrul de acasă, o serie de provocări, la care angajații voștri au fost supuși și care determină consecințe psihologice negative, inclusiv scăderea productivității pe termen scurt și mediu:

• Conflicte care rămân deschise sau amplificate prin comunicarea scrisă sau telefonică. Neputând să comunicăm față în față, să vedem reacțiile nonverbale ale interlocutorului, este mai probabil să fim mai puțin flexibili și să amplificăm în loc să reducem un conflict. În plus, un conflict se închide mai ușor în cadrul unei discuții mai puțin formale.
• Mesaje în special scrise care sunt înțelese greșit și pe care nu le putem discuta față în față cu cine le-a inițiat. În majoritatea situațiilor la un mesaj scris, scriem înapoi. În acest mod, se poate genera un conflict destul de ușor și/ sau poate provoca frustrare imediată.
• Frici, anxietăți care înainte erau adresate verbal colegilor/colegului în care aveam încredere și care acum rămân neadresate sau neadresate suficient. Dacă înainte puteam merge oricând la biroul colegului și să vedem dacă este ocupat sau disponibil, acum nu mai există această vizibilitate și nu știm dacă deranjăm sau nu. Nu știm dacă are disponibilitate pentru că nu este vizibil pentru noi.
• Mai puțină vizibilitate în ceea ce se întâmplă și mai puțină predictibilitate din cauza scăderii interacțiunii și comunicării interumane, ceea ce poate provoca demotivare în rândul angajaților voștri.
• Lipsa interacțiunii față în față nu lasă loc creeării unor cadre mai puțin formale și investirii în relații mai relaxate.

Ce puteți face pentru a veni în întâmpinarea angajaților voștri?

• Promovați cooperarea și lucrul în echipă. Niciun departament nu își are sensul fără restul și productivitatea vine atunci când există un mecanism funcțional la toate nivelele.
• Încurajați comunicarea directă între membrii echipelor și adresarea problemelor în discuții de unu la unu. În acest tip de discuții ambii interlocutori își pot susține punctul de vedere.
• Încurajarea generării de soluții și nu doar sesizarea problemelor. În acest fel angajații pot să își formeze un mod de lucru prin găsirea de soluții. Puteți încuraja până la oferirea unor premii acelora care au generat plus valoare prin oferirea de soluții. În plus, personal, îi ajută să își flexibilizeze modul de gândire.
• Nu lăsați conflictele să escaladeze în blocaje la nivel relațional, funcțional. Interveniți dacă un conflict între angajați pare că nu își găsește rezolvare. Puteți intreveni personal sau apelând la ajutor specilizat – coach, consilier, etc.

Avem în față un nou mod de operare și știm că orice schimbare vine cu multe provocări.

Este important însă să știți să intreveniți cât mai rapid, pentru a evita întreruperile de ritm și productivitate, dar și pentru a rămâne mereu conectați la angajații voștri și preocupați de bunăstarea lor psihologică.

Doar împreună și mereu conectați unii la alții putem mișca lucurile în direcția potrivită!