Comunicarea asertivă la locul de muncă

Așa cum știm cu toții, comunicarea este un factor cheie pentru o companie sănătoasă și pentru o cultură organizațională puternică, bazată pe transparență, încredere și sănătate emoțională a angajaților. O comunicare eficientă atât pe verticală, între diferite niveluri ierarhice, cât și pe orizontală, la același nivel, între linii de business și între departamente diferite, are o mulțime de avantaje, ușor de identificat.

Totuși, nu orice tip de comunicare este eficientă și are efectul dorit, așa cum putem să intuim deja. Este important cum și când se transmite mesajul, cum este ambalat, care sunt părțile componente, care este frecvența, cu ce consecvență și așa mai departe. Dar poate cel mai important este ca așa numita comunicare asertivă să fie respectată, permisă și încurajată. Această comunicarea stă la baza relațiilor sănătoase în general, deci se aplică cu siguranță și în cadrul corporațiilor, la locul de muncă.

Haideți să vedem ce presupune o comunicare asertivă și de ce uneori este atât de dificil să fie aplicată. Pentru a înțelege mai bine, este necesar să facem diferența între comunicarea asertivă, pasivă și cea agresivă.

  • Comunicarea pasivă are la bază evitarea conflictului și ține seama mai degrabă de nevoia celuilalt, în defavoarea nevoilor proprii. Persoanele care comunică în acest fel au dificultăți în a refuza, în a spune ‘nu’ și deseori pun nevoile proprii pe ultimul loc. Aceștia sunt, de obicei, cei care își cer scuze excesiv și de care lumea profită în general.

Astfel, mesajul transmis de aceștia este că opiniile lor nu sunt importante sau că nu au nimic de spus. Așa cum ați intuit deja, acest tip de comunicare, deși pare rezonabil și pacifist, poate totuși să genereze o mulțime de probleme. Printre ele se numără și: acumularea de frustrare, comunicarea ineficientă, erorile determinate de stres, încărcare cu task-uri nepotrivite etc.

Putem să exemplificăm aici angajații care nu își spun punctul de vedere, care nu refuză atribuțiile excesive, care stau peste program nejustificat și în mod frecvent, care evită conflictele de orice fel și nu își cer nicodată drepturile.

  • Comunicarea agresivă se bazează pe încrederea excesivă în puterea proprie, pe impunere mai degrabă decât pe consultare, pe centrare pe nevoile proprii fără interes pentru sentimentele, drepturile și nevoile celorlalți.

Aceste persoane folosesc critica, intimidarea și chiar umilința pentru a domina. În general, profilul acesta se potrivește managerilor extrem de exigenți, abuzatori și fără interes față de starea de bine a subalternilor. Evident această atitudine vine la pachet cu o mulțime de dezavantaje care se reflectă implicit și în sănătatea companiei: stres și anxietate în rândul angajaților, creativitate redusă în cadrul activităților și proceselor, burnout și supraîncărcare, termene depășite, productivitate redusă.

  • Comunicarea asertivă poate fi privită ca o balanță între cele două menționate mai sus. Aceasta ține cont atât de nevoile proprii, dar și de cererile celorlați. Persoanele asertive își comunică opiniile ferm, fără să se scuze, dar o fac cu respect și empatie pentru ceilalți, permițându-le acestora să își expună la rândul lor părerile. Avem aici angajații care prețuiesc opiniile diverse, nu pun presiune inutilă, care oferă feedback în loc să critice, care setează limite sănătoase de relaționare.

În compania voastră ce fel de comunicare este încurajată? Care credeți că sunt avantajele acestui tip de comunicare? Dacă nu sunteți încă convinși, haideți să vedem câteva dintre beneficiile, dar și provocările comunicării asertive, care se vor reflecta cu siguranță direct în sănătatea companiei voastre:

  • Angajații devin mai încrezători în forțele proprii, au stima de sine ridicată, înțeleg mai bine ce au de făcut și vor oferi mai mult companiei, aducând în acest fel un plus de valoare;
  • Compania va avea manageri de succes, care vor trata subalternii cu respect și corectitudine și vor primi în schimb același răspuns. Ei vor fi priviți ca lideri, nu doar ca simpli manageri și vor crea echipe unite, eficiente, valoroase pentru orice companie;
  • Vor fi găsite soluții de succes de tipul win-win. Angajații asertivi vor fi deschisi la negociere, la a înțelege punctul de vedere diferit al celuilat, la a valorifica avantajul părerilor diferite, care se pot uni pentru a genera cel mai bun rezultat;
  • Angajații vor fi orientați spre găsirea de opțiuni și rezolvarea de conflicte. Ei se vor simți puternici, îndreptățiți și încurajați să rezolve problemele care apar și să discute conflictele de orice fel. Se știe că disputele nerezolvate într-un mod corect și transparent generează pierderi și afectează orice companie, la orice nivel, de imagine, financiar, operațional, legal;
  • Managerii pot să delege task-urile potrivite către persoanele potrivite și concomitent pot să susțină oamenii din echipa proprie să se dezvolte și să își îmbunătățească aptitudinile. În felul acesta fiecare funcționează la nivel optim;
  • Atunci când informația circulă inteligent în cadrul companiei, angajații se simt ascultați și luați în considerare de către managerii lor, simt că pot să contribuie și se pot conecta mai ușor la cultura oraganizațională. Compania devine în acest fel mai puternică;
  • O comunicare eficientă în cadrul companiei, permite crearea de legături autentice între manageri și subalterni, care se consideră practic în aceeași barcă, gândind și acționând în tandem către scopurile comune ale companiei;
  • Compania care permite angajaților să își exprime ideile, deschide practic ușile către inovație, către o dezvoltare a creativității, atât de importantă pe o piață în evoluție și permanentă schimbare. Compania devine astfel mai vizibilă și mai competitivă;
  • Angajații au o bună sănătate mentală și emoțională, se simt satisfăcuți cu job-urile lor, sunt mai puțin stresați și mai puțin anxiosi sau chiar depresivi. Avantajele sunt evidente aici: motivație ridicată pentru a munci, orientare spre soluții, creativitate crescută, termene respectate, rată de absenteism mică, fluctuație de personal redusă, înțelegere clară a proceselor împreună cu marjă de eroare mică, relaționare bună cu clienții și în final rezultate bune.

Iată acum câteva idei despre cum se poate implementa, cum se poate dezvolta, sau cum poate fi luată în calcul comunicarea asertivă în cadrul proceselor din cadrul companiei voastre, de către echipa de management și de resurse umane:

  • Încurajați comunicarea bazată pe feedback onest, fără critică, orientat spre soluții. Feedback-ul trebuie să fie oferit în forma potrivită, care să ajute, nu să descurajeze. Folosiți-vă de evaluările periodice pentru a încuraja rezultatele, dar și pentru a dezvolta și eventual corecta anumite aspecte;
  • Fiți transparenți în comunicare, permiteți angajaților să își spună opiniile și ideile, într-un cadru bazat pe respect, care poate fi atât formal, cât și informal. Asigurați-vă că sunt deschise canalele de comunicare, atât pe vertical, cât și pe orizontală în cadrul companiei;
  • Creați oportunități de întărire și dezvoltare a legăturilor între membrii echipelor din cadrul companiei. Puteți să luați în calcul întâlniri periodice oficiale, dar și ieșiri în afara spațiului companiei, de tipul team building;
  • Faceți sondaje, asigurați traininguri permanente, mulate pe nevoile distincte, obținute prin feedback, ale fiecărui angajat, atât la nivel managerial, cât și la nivel de execuție;
  • Respectați drepturile angajaților și încurajați acele acțiuni care generează și susțin echilibrul, stima de sine ridicată și starea de bine a acestora. Nu uitați că angajații sănătoși și motivați reprezintă cea mai importantă resursă pentru companie.
Cristina Baldovin

Licențiată în psihologie, Cristina Baldovin este psiholog clinician în supervizare și psihoterapeut adlerian, cu experiență în terapia individuală, de cuplu și de familie, consiliere pe relația părinte-copil, terapie de grup, dar și lucrul cu adolescenții. Cristina vede în relația terapeutică un parteneriat, un proces de descoperire împreună a resurselor, de reașezare a convingerilor, de atingere a variantei optime a relației cu sine și cu ceilalți. Crezând în puterea fiecăruia de a-și rescrie propria poveste, Cristina se ghidează după motto-ul “Suntem ceea ce decidem să fim. Totul poate fi și altfel!”.

Biroul de acasă – invazia muncii în spațiul personal și provocările echilibrului muncă-familie-viață

Încă înainte de perioada pandemiei, lucrul de acasă, măcar pentru câteva zile pe săptămână, părea un proces plin de promisiuni, fie din cauza evitării traficului, fie pentru a echilibra raportul muncă- familie,  fie pur și simplu pentru o calitate mai bună a vieții. Mai ales dacă era pentru o perioadă scurtă de timp și dacă era o alegere personală.

Însă, luna martie a adus la ușa noastră, prin ordin de sanatate publică, obligativitatea lucrului de acasă pentru o mare parte dintre noi, asaltându-ne spațiul personal spre fericirea unora și nenorocirea altora.

Această revoluție a obiceiurilor de lucru și a modurilor de relaționare ne-a zguduit pe toți: a trebuit să ne reorganizăm într-un mediu diferit, să ne adaptăm la noi metode de lucru, să ne familiarizăm în ritm accelerat cu instrumentele de videoconferință, cu orele flexibile și cu gestionarea timpilor de pauză.

Va reveni totul la normal după criza COVID-19?

 Cu siguranță nu! Biroul de acasă s-a instalat definitiv și trebuie să ne oferim mijloacele necesare pentru a ne adapta la această nouă realitate. A fost nevoie de o pandemie care să impună standarde de distanțare socială pentru a sparge barierele, deschizând astfel o nouă era în lumea muncii, cea a muncii la distanță, a biroului de acasă.

Acest mod de lucru și de interacțiune impactează atât angajații, cât și companiile și a venit la pachet atât cu avantaje, cât și cu dezavantaje.

Companiile au fost nevoite să se adapteze rapid, să investească pentru echiparea angajaților, să asigure securitatea informațiilor și, nu în ultimul rând, să redefinească întreg managementul resureselor umane.

Angajații, la rândul lor, au fost nevoiți să găsească soluții pentru organizarea unui birou în spațiul personal, să regândească programul zilnic care să includă atât profesia, cât și familia, să se adapteze la mediul uneori exclusiv online de lucru, să își redefinească prioritățile. Mulți dintre angajați s-au pliat mai bine pe acest mod de lucru și au apreciat beneficiile  implicite: o autonomie mai mare în organizare, economie mare de timp, timp redus pentru transport, reducerea costurilor cu transportul, concentrare mai bună, dezvoltarea aptitudinilor în zona noilor tehnologii etc. Alții cu siguranță au fost influențați mai mult de dezavantajele venite odată cu biroul de acasă: riscul de izolare socială, riscul de conflicte familiale, riscul de a pierde oportunități de avansare, pierderea spiritului de echipă, estomparea granițelor între profesional și privat, pierderea noțiunii spațio-temporale etc.

 

Toate aceste aspecte și schimbări bruște au generat și continuă să genereze multiple consecințe pentru sănătatea fizică și mentală a angajaților. Și pentru că știm cât de importantă este echilibrul emoțional al angajaților pentru sănătatea companiei, vom enumera câteva dintre multiplele consecințe psihologice evidențiate în rândul persoanelor care lucrează de acasă:

  • Stres, presiune și anxietate generate în principal de: stare de incertitudine, stresul legat de zona tehnologică, de a nu putea să răspundă la așteptările colegilor sau ierarhiei, de a nu putea să găsească echilibrul între viața profesională și cea personală. Biroul de acasă devine omniprezent și invaziv și, deci, generator de stres și provocator de anxietate. Până la burn-out mai este doar un pas.
  • Deprimare care se poate transforma ușor în depresie, ca urmare a epuizării și a lipsei de contact social, al însingurării și al izolării. La acestea se adaugă incertitudinea economică, nesiguranța locului de muncă și sentimentul de abandon. Camaraderia și sentimentul de apartenență nu se simt și nu se transmit la fel prin intermediul calculatorului.
  • Tulburări de somn și ritm biologic. Multe dintre persoanele care lucrează de acasă suferă de tulburare de somn sau chiar de insomnie severă. Aceasta se instalează pe fondul oboselii cronice din timpul zilei, a pierderii de energie, din cauza incapacității sau imposibilității de a separa zona profesională de cea personală, a lucrului continuu fără pauze, etc
  • Creștere în greutate și tulburări alimentare. Factorii principali aici sunt: schimbarea programului de lucru, mesele neregulate și la ore nepotrivite, stresul care generează mâncatul obsesiv sau, în contrast, lipsa drastică de apetit, lipsa de mișcare.
  • Pierderea stimei de sine și neglijența fizică, generate de dezamăgire, de lipsa contactului social cu alte persoane, de oboseală, sau de programul prea încărcat.

Toate aceste aspecte pot genera o serie de consecințe la care angajatorii trebuie să fie atenți și pe care ar fi de preferat să le prevină. Ne referim aici la efecte asupra companiei, precum: scăderea productivității, scăderea motivației, disiparea responsabilității, ineficiență în rezolvarea sarcinilor, erori repetate în excutarea proceselor, lipsa organizării, pierderea sentimentului de apartenență la cultura organizațională și lista poate continua.

Știm cu toții că este mai bine să previi decât să tratezi și, de asemenea, știm că vă doriți o companie sănătoasă, deci angajați sănătoși. De aceea este poate necesar să revizuiți prioritățile și fiți preocupați atât de siguranța economică a angajaților, cât și de sănătatea lor psihologică, deci să luați în calcul o reconfigurare a managementului de resurse umane.

Haideți să fim pregătiți împreună pentru un viitor care necesită un management mai flexibil, mai adaptat, care promovează operațiuni mai productive, dar și mai umane!

Cristina Baldovin

Licențiată în psihologie, Cristina Baldovin este psiholog clinician în supervizare și psihoterapeut adlerian, cu experiență în terapia individuală, de cuplu și de familie, consiliere pe relația părinte-copil, terapie de grup, dar și lucrul cu adolescenții. Cristina vede în relația terapeutică un parteneriat, un proces de descoperire împreună a resurselor, de reașezare a convingerilor, de atingere a variantei optime a relației cu sine și cu ceilalți. Crezând în puterea fiecăruia de a-și rescrie propria poveste, Cristina se ghidează după motto-ul “Suntem ceea ce decidem să fim. Totul poate fi și altfel!”.